Sinn und Zweck des Vergaberechts
Einer der Hintergründe des Vergaberechts ist die Wahrung von Transparenz bei der öffentlichen Auftragsvergabe. Vermieden werden sollen Verschleierung oder geheime Absprachen, daher werden Ausschreibungen öffentlich bekanntgemacht.
Ein weiterer Sinn hinter dem Vergaberecht ist Effizienz und Wirtschaftlichkeit in der öffentlichen Beschaffung. Ressourcen sollen optimal genutzt werden, während die besten Aufträge durch Wettbewerb eine Kosteneinsparung bringen.
Zweck ist überdies Fairness und Gleichbehandlung für Anbieter. Marktteilenehmen sollen alle dieselben Chancen haben. Damit wird Diskriminierung oder Bevorzugung vermieden. Außerdem soll Korruption und Missbrauch öffentlicher Mittel vermieden werden.
Kontrollmechanismen und Compliance-Regeln wurden eingeführt und bei Verstößen sind Sanktionen vorgesehen.
Vergaberecht
Grundlagen
Das Vergaberecht regelt die Vergabe öffentlicher Aufträge und stellt die Gesamtheit der Rechtsnormen für die Vergabe dar. Rechtsquellen sind beispielsweise GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen), VgV (Vergabeverordnung) und EU-Richtlinien (Richtlinien der EU zur Harmonisierung des Vergaberechts).
Die Grundprinzipien sind Transparenz, Gleichbehandlung, Nichtdiskriminierung und Wirtschaftlichkeit.
Vergabearten
Mittels öffentlicher Ausschreibungen bekommen interessierte Bieter ein offenes Verfahren. Der Markt wird dadurch großflächig angesprochen, der Wettbewerb ist groß. Das bedeutet allerdings einen längeren Prozess mit hohen Verwaltungsaufwand.
Dazu im Vergleich die beschränkte Ausschreibung. Ausgewählte Bieter werden eingeladen. Diese Methode funktioniert schneller, da die Bieter gezielt angesprochen werden. Allerdings ist damit der Wettbewerb eingeschränkt und es besteht die Gefahr der Bevorzugung.
Eine weitere Vergabeart ist die freihändige Vergabe. Hier werden Aufträge direkt ohne förmliches Verfahren vergeben. Diese Art stellt die flexibelste dar, ist schnell, mangelt an Transparenz und birgt ein erhöhtes Korruptionsrisiko.
Verfahrensschritte
Das Verfahren beginnt mit der Bekanntmachung durch eine öffentliche Ausschreibung. Dazu stehen nationale Vergabeplattformen zur Verfügung. Die öffentliche Ausschreibung beinhaltet eine Leistungsbeschreibung sowie die Teilnahmebedingungen und Fristen.
Bieter können ihre Angebote schriftlich oder elektronisch innerhalb der festgelegten Abgabefristen einreichen. Die Angebote werden dann nach vorgegebenen Kriterien, wie Preis, Qualität und Nachhaltigkeit bewertet und formal bzw. inhaltlich geprüft.
Das beste Angebot wird ausgewählt und erhält den Zuschlag. Danach erfolgt der Vertragsabschluss für einen Werkvertrag oder einen Dienstleistungsvertrag. Beim Zuschlag spielen Aspekte wie Wirtschaftlichkeit und das Preis-Leistungs-Verhältnis eine Rolle.
Beschaffungsprozesse
Planung
Die Planung ermittelt den Bedarf und legt die Anforderungen fest. Bedarfsanalysen oder Nutzerbefragungen können hierbei als Basis dienen. Die Dokumentation erfolgt mittels Lasten- und Pflichtenheft. Die Beschaffungskosten werden geschätzt, worauf die Budgetierung erfolgt. Potenzielle Anbieter werden bei einer Marktanalyse untersucht. Die Untersuchung kann im Rahmen einer Marktstudie oder einer Lieferantenrecherche erfolgen.
Durchführung
Über nationale oder internationale Plattformen werden die Ausschreibungen veröffentlicht. Zu den Ausschreibungsunterlagen gehören die Leistungsbeschreibung, Vertragsbedingungen und Bewertungskriterien. Eingehende Angebote werden dann geprüft und bewertet nach Prüfkriterien, wie Preis, Beschaffenheit und Nachhaltigkeit. Es erfolgt eine formale Prüfung und inhaltliche Bewertung. Am Ende steht der Vertragsabschluss mit einem Anbieter in Form eine Werk- oder Dienstleistungsvertrages. Der Vertrag legt den Umfang der Leistung, Zahlungsbedingungen und Fristen fest.
Problematiken
Die Vergabe- und Beschaffungsprozesse stellen die öffentliche Verwaltung gerade unter dem Dach der Digitalisierung vor kleinere und größere Hürden. Die Prozesse und Dokumentationen sind komplex – wie oben ersichtlich – und Mitarbeiter müssen teils speziell dafür eingewiesen werden.
Die vielen detaillierten rechtlichen Vorgaben können bürokratische Herausforderungen darstellen, die den Prozess insgesamt verlangsamen und intransparent gestalten. Es ist daher nicht ungewöhnlich, dass sich ein Beschaffungsprozess über Monate hinzieht, was zu Problemen bei dringenden Beschaffungen führt.
Das Vergabe-Tool EMMIE
Die Plattformen für Beschaffung und Vergabemanagement erfordern einen gewissen Registrierungsaufwand, was der Grund für die niedrige Frequentierung sein könnte.
Die Nutzung des Vergabe-Tools EMMIE ist ohne Registrierung möglich. Bieter können ihre Angebote auf einfachem Wege vergabeordnungskonform per E-Mail, Dateiupload oder als Text ohne Anhänge hochladen. Dabei wird das Vergaberecht bezüglich der Dokumentation eingehalten, denn EMMIE funktioniert mit einer automatisierten Dokumentation und einer sicheren Kommunikation für Bieter. Der erhöhte Aufwand in der IT-Abteilung (bspw. Schulung und Einführung neuer Software) fällt weg. EMMIE läuft als Webbrowser-App im Browser und ist somit ohne lokale Installation möglich. Es bedarf keiner Schulung, da EMMIE für den Anwender intuitiv nutzbar ist. Zudem barrierefrei und die Programmbedienung ist so einfach gestrickt, dass keine Schulungen gebucht werden müssen.
EMMIE ist DSGVO-konform und speichert nur notwendige Daten in kleinen Datensätzen. Die Datenspeicher befinden sich in deutschen Rechenzentren, so dass die Gefahren von Lecks oder Missbrauch reduziert sind.
Die Plattform ermöglicht durch die niedrigschwellige Lösung ohne Registrierungspflicht, dass Anbieterinnen und Anbieter erreicht werden, die sich vor den klassischen elektronischen Vergabeplattform scheuen. Damit steigert sich die Zahl der Angebote im Bereich der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO). Gerade der Mittelstand wird durch die erleichterte Teilnahme gefördert.
EMMIE – Zwei Varianten mit Unterschieden
EMMIE gibt es in zwei Ausführungen. EMMIE-Direktkauf ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Beschaffung und ist die günstigere Variante, jedoch nur für die Vergabeart Direktkauf möglich.
EMMIE – Die VergabeSuite ist für alle informellen Vergabeprozesse konzipiert.
Allgemeines zu EMMIE im Vergabe-Management
In beiden Varianten ist der volle Datenschutz gewährleistet. Beide Lösungen sind Komplettlösungen, die je nach Bedarf im Vergabe-Management eingesetzt werden können. EMMIE – Direktkauf und EMMIE – Die VergabeSuite belegen ihre Vergabekonformität rechtssicher und enthalten dazu eine umfangreiche integrierte Dokumentation aller Vergabevorgänge. Die integrierte Dokumentationsfunktion umfasst alle Schritte und Vorgänge im Vergabeprozess. Damit ist die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien rechtssicher nachgewiesen. Darüber hinaus zeichnen sich die EMMIE-Produkte durch einen schnellen Vergabeprozess aus und der Möglichkeit, mit den Bietern zu kommunizieren.
Die EMMIE Produkte sind ein dauerhafter Beitrag zum Abbau von Bürokratie, das Vergabe-Management einfach und ohne Papierkram funktioniert und das für eine unbegrenzte Anzahl von Vergabeverfahren.
(Bildquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)